ОСНОВНЫЕ ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
секретаря-машинистки
Выполняет технические функции по обеспечению работы руководителя организации или ее подразделений.
Получает для руководителя сведения от работников подразделений, вызывает их по его поручениям.
Организует телефонные переговоры руководителя. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения.
Осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участков о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
Следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам. Печатает по указанию руководителя различные материалы.
Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. Принимает документы на подпись руководителю.
Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
Для надлежащего выполнения должностных обязанностей должна знать:
- руководящие и нормативные документы, касающиеся ведения делопроизводства;
- руководящий состав организации и ее подразделений;
- машинопись;
- правила орфографии и пунктуации;
- порядок расположения материала при печатании различных документов, правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов, магнитофонов;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- основы организации труда;
- законодательство о труде и охране труда РФ;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.